Differenzierung Datenarchivierung und Backup

Papier als Datenarchivierung ist nicht mehr trends. Papier eignet sich auch hervorragend als Träger für Informationen, die rechtskonform und revisionssicher archiviert werden müssen. Wird es richtig gelagert, kann ein Dokument aus säurefreiem Papier mehrere Hundert Jahre überdauern.

Doch mittlerweile liegen immer mehr Daten nur noch in elektronischer Form vor: Steuerdokumente, Verträge, Entwicklungsunterlagen oder Umsatzstatistiken. Und an die Stelle des Briefs oder des Fax-Dokuments treten E-Mails und Instant Messages.

Häufig werden die Begriffe „Backup“ und „Datenarchivierung“ fälschlicherweise in einen Topf geworfen. Beide Verfahren unterscheiden sich jedoch in wesentlichen Punkten:

Backup: Es wird eine Kopie von Produktionsdaten für den Fall erstellt, dass diese durch Benutzerfehler oder einen Hardware-Defekt verloren gehen und wiederhergestellt werden müssen. Als Speichermedium für Backup-Daten dienen Festplatten beziehungsweise Storage-Systeme, Bänder (Tapes) und Cloud-basierte Online-Speicher. Backups decken in der Regel ein schmales Zeitfenster ab, je nach Branche und Geschäftsfeld reicht es von wenigen Stunden bis hin zu mehreren Monaten. Wichtig ist das möglichst schnelle Wiederherstellen (Retention) von verlorengegangenen Datenbeständen.

Datenarchivierung ist das systematische und langfristige Verlagern von Daten von Produktivsystemen auf spezielle Datenträger wie Magnetbänder, optische Speichermedien oder Festplatten. Die Daten müssen in einer Form archiviert werden, die nachträgliche Änderungen unterbindet. Bei der Langzeit Datenarchivierung ist eine Aufbewahrung über einen Zeitraum von zehn Jahren und länger gefordert.

Quelle: Bernd Reder, freier Journalist mit den Schwerpunkten Netzwerke, IT und Telekommunikation in München.

Wie kann man Daten – vor allem wichtige Unternehmensdaten und Bilder – über längere Zeit sicher lagern?

Längst nicht jedes Medium zur Datenarchivierung garantiert über Jahre hinweg die Unversehrtheit der Daten und einen zuverlässigen Zugriff darauf. Um die richtige Hardware für die Datenarchivierung auszuwählen, müssen Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen heute erhältlichen Datenträger kennen. Ebenso wichtig ist deren Pflege sowie das Wissen um ein Notfallszenario, falls doch mal was mit der Archivierung schief geht.

EMC – Entreprise-Content Management

Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst die Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten („Content“) und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.

ECM führt strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen. ECM schließt dabei herkömmliche Techniken wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Datenarchivierung ein. ECM ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und beschäftigt sich vorrangig mit schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden.

Die Bezeichnung Enterprise-Content-Management ist ein modernes Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Techniken.

Sie setzt sich aus drei Einzelbegriffen zusammen, die in dieser Kombination eine spezielle Bedeutung haben:

• Enterprise steht für eine von allen Zugriffsberechtigten einer Organisation nutzbare Lösung. Die Zugriffsberechtigung kann in Lese- und Bearbeitungsprivilegien differenziert werden.
• Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen.
• Management steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle von Systemen.

Ziel von ECM ist:

• Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal),
• den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen
• und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stellen.

siehe auch EMC-System

Elektronische Datenarchivierung

Elektronische Datenarchivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information im Sinne des Enterprise Content Management.

Für die elektronische Datenarchivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begriff Elektronische Datenarchivierung fasst unterschiedliche Komponenten eines Enterprise Content Management Systems zusammen, die im angloamerikanischen Sprachgebrauch separat als „Records Management“, „Storage“ und „Preservation“ bezeichnet werden.

Der wissenschaftliche Begriff eines Archivs im Sinne der Langzeitarchivierung ist inhaltlich nicht identisch mit dem Begriff, der von der Dokumentenmanagement-Branche verwendet wird.

Der Begriff der elektronischen Datenarchivierung wird sehr unterschiedlich benutzt:

• Während heute Unternehmen schon Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren für handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente als nur sehr schwierig umsetzbar sehen,
• wird in historischen Archiven von einer sicheren, geordneten und jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von Informationen mit Speicherzeiträumen von mehreren Jahrhunderten gesprochen.

Angesichts der sich ständig verändernden Techniken, immer neuer Software, Formate und Standards, ist dies eine große Herausforderung für die Informationstechnologie.

Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen.

Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme der langzeitigen Aufbewahrung, obwohl moderne Softwaretechniken wesentlich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als dies herkömmlich mit Papier, Aktenordnern und Regalen möglich war.

Immer mehr Information entsteht digital und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche Repräsentation des ursprünglichen elektronischen Dokuments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen, sich verstärkt mit dem Thema elektronische Archivierung auseinanderzusetzen.

Aufbewahrungsfrist

Es ist der Zeitraum, innerhalb dessen aufbewahrungpflichtige Schriftstücke geordnet archiviert werden müssen.

Abgeschlossene Geschäftsvorgänge können nochmals Bedeutung erlangen, insbesondere wenn

• Verjährungsfristen noch nicht abgelaufen sind und eine Verwirkung noch nicht eingetreten ist.
• Gewährleistungsfristen und Produkthaftungsfristen eine längere Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen erfordern , da mit ihrer sofortigen Vernichtung eine nachteilig wirkende Beweisnot einhergeht.
• Eventuell auftretende Rechtsstreitigkeiten oder sonstige beweispflichtige Vorgänge erfordern und daher eine Archivierung von Unterlagen, um aus ihnen jederzeit nicht mehr erinnerbare Vorgänge ableiten zu können.

Am weitesten verbreitet und bekannt sind die Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht.

6 Jahre

Nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB sind empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung sechs Jahre aufzubewahren.

10 Jahre

Nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB sind Handelsbücher, Inventare, Personalakten, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen 10 Jahre aufzubewahren. Das gilt auch für Buchungsbelege zu den nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern. Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren (§ 14b Umsatzsteuergesetz).

Daneben gibt es branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der

• öffentlichen Verwaltung,
• Pharmaforschung,
• Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Krankenhäusern,
• Qualitätssicherung,
• Umweltschutz,
• Telekommunikation,
• Energieerzeugung,
• Bauwesen usw.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Schwarzarbeit sind auch Nichtunternehmer (Privatpersonen) verpflichtet, Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre lang zu archivieren (§ 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG). Davon sind besonders Eigenheimbesitzer betroffen, die handwerkliche Arbeiten im Haus und am Grundstück in Auftrag geben.

Sämtliche Rechnungen über beispielsweise bauliche und planerische Leistungen, sowie Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht.

Handwerkliche Leistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten bis zu 5 Jahre lang aufbewahrt werden.

Beginn und Ende der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen worden ist und endet nach Ablauf der Frist mit dem Ende des Kalenderjahres.

Trend: Langzeitarchivierung als Dienstleistung

Eine fundierte Langzeitarchivierung in Eigenregie zu etablieren, ist mit einem relativ hohen Aufwand verbunden: Der Anwender muss die entsprechende Hard- und Software anschaffen und auf dem neuesten Stand halten, dafür Sorge tragen, dass Compliance-Regeln und rechtliche Vorgaben eingehalten werden und die (Hoch-)Verfügbarkeit der Datenbestände sicherstellen.

Deshalb gehen Anbieter von Archivierungslösungen dazu über, ihre Produkte als „Software as a Service“ (SaaS) über eine Cloud-Computing-Umgebung bereitzustellen. Zudem besteht die Möglichkeit, die Datenarchivierung komplett an einen Dienstleister auszulagern.

Dies ist auch bei der beweiserhaltenden Langzeitarchivierung möglich. Der Service Provider hält in diesem Fall in seinem Rechenzentrum die Infrastruktur vor, also die Speichersysteme, die Software und Middleware, wie etwa SecDocs von Fujitsu. Die Abrechnung erfolgt in diesem Fall abhängig von der Nutzung. Das heißt, der Anwender zahlt nur für die Services, die er tatsächlich in Anspruch nimmt.

Bei der Nutzung von Cloud-Services ist allerdings zu prüfen, ob der Anbieter über Sicherheitszertifikate wie ISO 27001 verfügt und wo die Daten physisch gelagert werden. Vorzuziehen sind Provider, die Rechenzentren in Deutschland oder der EU betreiben und den Vorgaben des EU-Datenschutzrechts, noch besser den strengeren deutschen Datenschutzregeln unterliegen. Der Grund: Das deutsche Datenschutzrecht verlangt, dass personenbezogen Informationen wie Personalunterlagen nur in Rechenzentren gespeichert und bearbeitet werden dürfen, die in einem EU-Land liegen.

Ein weiterer Trend: Die Langzeitarchivierung findet nach wie vor im Unternehmen statt. Den Betrieb der Lösung und der entsprechenden Infrastruktur übernehmen jedoch externe Fachleute. Dieses Modell ist bereits aus anderen Bereichen bekannt, etwa bei der Verwaltung von Druckern und Kopierern (Managed Print Services). Dank eines abgestuften Zugriffs- und Sicherheitskonzepts haben in diesem Fall nur die dazu berechtigen Mitarbeiter des Unternehmens Zugang zu den elektronischen Daten. Auch dieses Konzept senkt die Betriebskosten und schont die hauseigenen IT-Ressourcen.

Quelle: Bernd Reder, freier Journalist mit den Schwerpunkten Netzwerke, IT und Telekommunikation in München.

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