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Datenorganisation

Datenorganisation, weg vom Datenchaos

Datenorganisation ist eine unabdingbare Voraussetzung für den Erfolg. Im Wirtschaftslexikon wird die Datenorganisation wie folg definiert: „Anwendung von Methoden und Prinzipien zur Ordnung und Strukturierung von Daten mit den Ziele

  • Dateien oder eine Datenbank aufzubauen,
  • Schnittstellen zu erzeugen
  • oder Daten in Relationen zu anderen Gebiete zu bringen (CRM, ERP, WebShop)

Das Datenchaos lässt sich erst wirklich beobachten, wenn  

  • der Platz auf der Platte knapp wird,  
  • ein Backup ansteht oder eine Datei erfolglos gesucht wird, 
  • Sie übergreifend die Zusammenhängen zwischen verschiedenen Bereichen verstehen möchten, 
  • Sie planen möchten.

Jeder von uns hat sein ganz eigenes Ordnungssystem und dementsprechend klare Vorstellungen über Datenorganisation.  In der Praxis, ob zu Hause oder in Unternehmen spricht man oft von Datenchaos. Um die Daten so leicht wie möglich nutzbar zu machen, ist eine angemessene Datenorganisation nötig. DCSInform hilft Ihnen die Daten ans Licht zu bringen. Denken Sie daran, daß jeder Ihr Schreibtisch und Schränke sehen kann. Niemand sieht aber die Fesplatte von Außen aus.

 

Datensatz, Datenelemente, Datei, Okjekt (Modell)

Als Datensatz bezeichnet man die Zusammenfassung mehrerer Datenelemente, die logisch zu einem bestimmten Objekt gehören. Die Menge der Datensätze gleicher Art wird schließlich als Datei bezeichnet.

Daten speichern, wo, wie?

Daten werden in einen physischen (Anordnung der Daten auf Speichern) und einen logischen (zum Zweck der Wieder Auffindung) Aspekt gespeichert:

  • Die physische Datenorganisation behandelt die Probleme, die mit der hardwaremäßigen Speicherung der Daten zusammenhängen (Festplatte, NAS, Online Speichermedium…): Wo speichern Sie die Daten?
  • Die logische Datenorganisation hat die programmgesteuerten Zugriffsformen zum Gegenstand: Wie speichern Sie die Daten?

Private Datenorganisation

Die Struktur im Datenverzeichnis selbst hängt von den individuellen Anforderungen ab, insofern gibt es hier keine Empfehlung, was die bestmögliche Ablagestruktur ist, wohl aber ein paar Tipps, die das Wiederfinden der Daten leichter machen.

Später können Sie Ihre Daten sichern, archivieren, Statistiken erstellen, austauschen, in Relation bringen, Online verfügbar machen, neue Idee entwerfen etc…

Grundlegend kann man unterscheiden:

  • Die Daten können zum Beispiel nach Lebensbereiche organisiert werden und innerhalb der Bereichen kann sich diese Datenstruktur logisch in Verzeichnisse untergliedern:
    • privat:
      • Familie
      • Freunde
      • Bekannte
    • beruflich: die berufliche Daten können Sie wie folgt organisieren:
      • nach Themen (Marketing, Kommunikation, Bilder, Video etc…)
      • nach Erweiterungsende (txt, pdf, xls, doc, ppt, pps, etc)
      • Aufträge, Kundenkorrespondenz  können nach Firmen, Länder, PLZGebiete, Plz, Datum, Kunden (von A bis Z),Auftragstyp (Angebote, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Storno)
      • Installationsprogramme wie Setup-Dateien können nach Themen organisiert werden (Bildbearbeitung, Videobearbeitung, Computerwartung, Computersicherheit, Büroorganisation, PDF Sotware (Reader, Konverter)).
        • Opensource, freeware
        • Shareware
      • Dokumentationen wie Sitzungsprotokolle, EDV-Dokumentation, EMail-Verwaltung, Personalakten, wichtige Verträge sollten verschlüsselt werden.
      • Buchhalterische Daten, Controllingsdaten, Budget, Bilanz sollten separat vorliegen, verschlüsselt werden und der Datenzugriff sollte eingeschränkt werden.
      • Einkäufe, Verkäufe können auch nach Lieferanten sortiert werden (Amazon, Ebay, Büroeinrichtung, Hersteller) und nach Händler (1,2,3)
      • Kontakte können auch nach Kunden, Interessenten, potentielle Kontaktadressen
      • Produkte
      • Kundendienst
      • etc…
    • praktisch: dieser Bereich sollte schnell greifbare Informationen enthalten, die in regelmäßigen Abstand in Form von Listen immer wieder aktualisiert werden.
      • Hotelreservierung
      • Porto, Frachten
      • Vorlage (Fax, Briefe, Reisekosten)
      • etc…

Gehirngerechte Datenorganisation in der Firma

Ordnungstruktur auf dem Server und am Arbeitplatz

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen und Abläufe. Aber „Ordnung muss sein“, „Ordnung ist das halbe Leben“, dann sollte auch die Ornerstruktur an diese Anforderungen und Abläufe angepasst werden.

In einer Betriebsorganisation arbeiten Mitarbeiter mit unterschiedlichen Persönlichkeiten, Kompetenzen. Jedes Unternehmen organisiert die Ressourcen hierarchich nach Funktionen und Verantwortungen in Abteilungen an einem oder verschiedenen Orten.

Datenorganisation als gemeisame Methode: Um das Ziel des Unternehmens zu erreichen und umsetzen, müssen die Mitarbeiter gemeinsam die Aufgaben lösen. Wie soll das gehen, wenn jeder für sich arbeitet, jeder für sich sein eigenes Ablagesystem erfindet, je nach dem wie er denkt und Methoden anwendet.

Es gibt im Büroalltag oft das Datenchaos. Wo soll ich ein Dokument ablegen, was von Aussen kommt?

  • ganz einfach sagt der Techniker: je kürzer, um so besser: Intern / Extern.
  • Nein sagt der Sachbearbeiter: „legt doch ein Ordner für jedes wiedervorkommenden Thema an? Es wird vielleicht manchmal schwer sein, etwas zu finden aber mit der Suchfunktion findest du gleich Alles wieder  im Explorer!“.
  • Der Abteilungsleiter oder der Chef kommt und sagt: „Nene! es ist ganz einfach, so wie ich denke, so müssen Sie denken! Also zielorientiert und kundenorentiert. WOW!

Informationen schnell und übersichtlich zu beschaffen

Die Beschaffung der Informationen soll aber bei allen Menschen grob :

  • einfach und schnell gehen: wie schnell man ein gesuchtes Dokument findet. Ziel sollte es sein, in drei Klicks die gewünschte Datei zu haben. 
  • nachvollziehbar sein: die Ablage muss für Alle logisch und sinnvoll sein. Beginnen Sie mit dem Allgemeinen und gehen Sie zum Spezifischen (z.B. Rechnungen -> Kommunikation -> Handy). Die Ordnerstruktur sollte auch für fremde Nutzer intuitiv nachvollziehbar sein
  • übersichtlich: Das bedeutet, auf einer Ebene sollten nur so viele Ordner sein, wie man auf einen Blick erfassen kann. Denn je mehr Unterordner in einem Verzeichnis sind, desto länger benötigt man, um den richtigen zu finden.
  • zukunftsicher sein: gesetzliche Aufbewahrungsfristen müssen beachtet werden!

Die 7-Verzeichnisse-Strukur

DatenorganisationPsychologen haben festgelegt, dass unser Gedächtnis mit maximal 7 Informationsblöcke gleichzeitig in der Datenorganisation arbeiten (aufnehmen) kann. Mit mehr Informationsblöcke werden wir überlastet, das bedeutet, dass wir dann anfangen Zeit zu verlieren, um uns zu
orientieren, bevor wir eine Auswahl bzw. die Entscheidung „nimm“  treffen können.
Auf jeder Ordnerebene gibt es maximal 7 Dateiordner. Das heißt:
  • Jeder Ordner sollte höchsten auf 3 Ebenen erweitert.
  • jeder Hauptordner hat maximal 7 Unterordner
  • jeder dieser Unterordner hat seinerseits maximal 7 Unterordner.
  • die Zahl der Ordnerebenen ist auf maximal 3 beschränkt um das Ablegen und Suche nach Dateien zu beschleunigen
    • Auf Ebene 1 gibt es demnach höchstens 7 Ordner,
    • auf Ebene 2 sind es insgesamt 49 Ordner (7×7),
    • und auf Ebene 3 existieren maximal 343 Ordner (49×7)

Wenn wir eine Betriebsorganisation ansehen, gibt es meinstens eine klare Hierarchie. Das erste Ebene der Betriebsorganisation könnte das erste Ebene Ihrer Datenorganisation gleich sein.

  1. Leitung (Ebene 1)
    1. Chef (Ebene 2)
    2. Verwaltung und Organisation (Ebene 2)
      1. Sekretariat (Ebene 3)
      2. IT (Ebene 3)
  2. Finanz und Buchhaltung (Ebene 1)
  3.  Personalwesen (Ebene 1)
    1. Personalakten (Ebene 2)
      1. ABCD (Ebene 3)
      2. EFGH (Ebene 3)
      3. IJKL (Ebene 3)
      4. MNOP (Ebene 3)
      5. QRST (Ebene 3)
      6. UVW (Ebene 3)
      7. XYZ (Ebene 3)
    2. (Ebene 2)
  4. Produktion (Ebene 1)
    1. R&D
    2. Fertigung
    3. Kundendienst
  5. Vertrieb (Ebene 1)
  6. Marketing (Ebene 1)
    1. Marketingplanung (Ebene 2)
    2. Marktinformationen (Ebene 2)
    3. Werbung (Ebene 2)
    4. Veranstaltungen (Ebene 2)
    5.  Pressearbeit (Ebene 2)
    6. Eigene Publikationen (Ebene 2)
    7. Präsentationen (Ebene 2)
      1. Deutschland (Ebene 3)
      2. Europa (Ebene 3)
        1. Frankreich
        2. ….
      3. Amerika (Ebene 3)
        1. USA
        2. Canada
      4. Asien (Ebene 3)
        1. China
        2. Japan
      5. Osten (Ebene 3)
        1. Russland
  7. Logistik und Versand (Ebene 1)
    1. Materialwirtschaft (Ebene 2)
    2. Warenausgabe (Ebene 2)
    3. Wareneinnahme (Ebene 2)

Bennenung der Datei in der Datenorganisation

„Wählen Sie ein Schema, so dass Sie zukünftig die Namen noch verstehen,  auch wenn Sie müde, betrunken oder senil sind“

Eine einfache Regeln: Jahr-Monat-Tag Beschreibung

  1. Das Datum ist das Dokumentendatum
  2. Das Datum der Datei im System „falsch“ ist: So können sie die Dateien einfach nach dem Dateinamen sortieren und haben die Reihenfolge nach Dokumentendatum.
  3. Monate werden immer zweistellig geschrieben: „06“ und nicht nur „6“ für Juni. Auch das hat mit der Sortierung zu tun.
  4. Teilweise möglich, mit Abkürzungen arbeiten: Ich muss nicht bei jeder Rechnung „Rechnung“ in den Dateinamen schreiben. Die Abkürzung „RG“ reicht völlig, „LS“ für Lieferschein, „AG“ für Angebote, „ST“ für Storno, etc…
  5. Das Trennungszeichen spielt eine Rolle: keine Leerstelle sondern „_“
  6. Der Tag ist manchmal optional: Der Tag spielt manchmal keine Rolle, sondern der Monat. Deshalb heißt die Datei: 201209_Beschreibung.ext

Das ist mein Schema, das sich für mich bewährt. Welches Schema Sie verwenden, ist nicht entscheidend und hängt vom Kontext ab.

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