Access2Lex als umfassende IT-Lösung für Lexware Anwender

Bei DCSInform gehört die Software Entwicklung einer der Kernkompetenzen zum ganzheitlichen IT-Konzept.  Wir bieten, mit Access2Lex, Lexware Anwendern eine Schnittstelle, auf Basis der Lowlevel Daten dieser Warenwirtschaft für die Entwicklung weiterer abteilungsspezifischen Anwendungen, die Lexware in der Form nicht zur Verfügung stellt.

Lex2Access erweitert Lexware Warenwitschaft

Access2Lex ist Verwaltungsdatenbank mit Ampelsystem für das Management Ihres Unternehmens. In Lexware Warenwirtschaft verwalten Sie täglich Ihre Kunden, Lieferanten und Produkte. Die auftragsbasierte Lexware Lösung erstellt Lowlevel Daten wie jede kaufmännische Software. Der Vertrieb wirbt die Produkte und Services und sorgt für möglich viele Abschlüsse. Die Auftragsabteilung bearbeitet die Kundenanfrage bis zur Lieferung und Abrechnung der Ware. Die Materialwirtschaft und die Produktion sorgen für ununterbrochene Zuführung. Der Innendienst bearbeitet die Kundenbeschwerden. Der Versand behandelt auch die Retoure und qualifiert diese als fehlerhaft oder reparierbar. Der Kundendienst repariert und schickt eventuell bei Ausfallzeit einen Ersatzgerät.

Wenn alles wie beschrieben laufen würde , wäre die Welt in Ordnung. Nun haben Sie damit noch kein Controlling, kein Berichwesen … Im Cockpit von Lexware finden Sie viele Auswertungen aber nicht wie Sie es brauchen. Die Lösung: Access2Lex!

Lex2Access flexibles und präzises Management

Alle Geschäftsvorfälle anhand von Belegen müssen im Rechnungswesen erfasst und dokumentiert werden. Das Management des Unternehmens kann anhand der dokumentierten Geschäftsvorfälle und aufgestellten Kennzahlen erkennen, wie sich die wirtschaftliche Lage entwickelt. Nun die Überwachung der Wirtschaftlichkeit erlaubt nicht immer, Probleme über die Kennzahlen zu ermitteln, die oft unprofessionell und schnellt von der Buchhaltung erfasst wurden. Die Bereitstellung innerbetrieblichen Indikatoren als Frühwarnsystem in jeder Abteilungen kann zusätzlich zu Kostenarten-, Kostenstellen und Kostenträgerrechnungen dazu helfen, praxisnahe Entscheidungen zu treffen und die tägliche Arbeit im Vertrieb zu steuern. Lexware liefert viele Analysen nun meinen wir, dass die Übersichtlichkeit noch fehlt. Die Rohdaten aus Lexware können wiederverwendet werden, um in einzelner Abteilung neue spezifischen Arbeitsmitteln zu kreieren. Access2Lex, als Erweiterung zu Lexware, ermöglicht auf Basis vorhandenen Informationen flexible, individuelle und skalierbare IT-Lösungen zu entwerfen. Als Auswertungssystem mit Standard und maßgeschneidertem Berichtswesen kann täglich und kontinuierlich auf Knopfdruck und centgenau die Vertriebsarbeit geplant.

Lex2Access Standard Module

Datenmanagement als System, ein CRM mit viele Auswertungsmöglichkeit

Nicht selten kommen auf einen Verkäufer hunderte von Kunden zu. Für eine qualitative Kundenbetreuung ist eine passende Systemunterstützung unerlässlich. Ihre Mitarbeiter sind motiviert, denken und handeln kundenorientiert, klar! Aber bei den sowohl quantitativ und qualitativ hohen Anforderungen reichen guter Willen und die reinen Informationen aus dem Warenwirtschaftssystem längst nicht mehr aus. Deswegen haben wir Access2Lex erfunden.

Ziel ist es die Verkäufer zu unterstützen, in dem man Veränderungen im Verhalten der Kunden, also im Absatz und/oder Umsatz zu entdecken. Wenn Abweichungen erklärt werden sollen, werden Mengen und Preis in Betrachtung kommen. Jedoch gibt der Umsatz kumuliert pro Kunde Informationen über positive und negative Entwicklungen. Der Umsatz nach Artikel gibt Auskunft darüber, welche Produkte und Warengruppen zum Umsatz beitragen. Um die Entwicklungen der Kundenumsätze besser zu verstehen, sollte man ermitteln welche Artikel der Kunde bezogen hat und welche er nicht mehr bezieht. Praktisch ist die Ermittlung der Umsatz eines Verkäufers und seine Gebiete. Mit diesem CRM arbeiten Sie nicht in einer Firma, sondern an der Firma.

Kundenübersicht

In dieser Sicht haben Sie die Möglichkeit Kunden und potenziellen Kunden, sowohl aktiv oder inaktiv, zu überwachen. Sie erhalten den Kundenumsatz mit Jahresvergleich oder definierte Periode. Die Kunden können nach verschiedenen Kriterien filtriert. Diverse Gruppierungen ermöglichen eine Konsolidierung: Verkaufsgebiete, Kundengruppe, Branchen. Im Detailübersicht pflegen Sie Ansprechpartner, dokumentieren Anrufe und Gespräche, Konditionen, Kundenpreisliste, Kundenbezug, Besuchsplanung und Besuchsberichte Verwaltung, Kundenreklamationen.

Artikelübersicht

Der Kundenumsatz als Summe ist weniger aussagekräftig als der Umsatz nach Artikel und Kunden. In dieser Sicht erhalten Sie alle Kennzahlen konsolidiert nach Warengruppen, nach Verkaufsgebiete, nach Kundengruppe oder detailliert. In diesem Modul können Sie auch die Intrastat Meldungen vorbereiten.
Wenn Sie wissen wollen, wie gut eine Kunde wirklich ist, gibt es bessere Kennzahlen. Zum Beispiel Deckungsbeitrag je Kunden und/oder je Artikel. Die Deckungsbeiträge der verkaufte Produkte soll nämlich gemindert werden:

  • Verkaufskosten (zum Beispiel Besuchskosten, Verkaufsgespräche am Telefon, Mailingskosten, Kataloge…)
  • Abwiklungskosten (Auftragsannahme, Auftragbearbeitung, Disposition und Lieferungskosten),
  • Zahlungskosten (wie Mahnkosten, Überschreitung des Zahlungsziels, Versicherungskosten)
  • Reklamationskosten (Kulanzkosten und Kosten, die die Firma freiwillig übernimmt)
  • Transportkosten
  • Rabatte (also nicht produktbezogen sondern nachträglich gesondert wie zum Beispiel Werbekostenzuschüsse, Messeorganisationszuschüsse…)

Schnittstelle Programmierung

Wir programmieren, exportieren und importieren Daten. Datenschnittstellen benutzen Sie, um Daten in oder aus anderen IT-Systemen, ohne neue Erfassung wiederzuverwenden.  Wir helfen Sie dabei!

Lex2Access Vorteile

  • Access2Lex ist eine flexible Datenbanklösung.

  • Access2Lex extrahiert nur lesend die Daten aus Lexware und ändert sein Datenbestand nicht .

  • Access2Lex erlaubt eine Datenqualifizierung durch frei definierbare Gruppierungen.

  • Access2Lex bildet exakt Ihr Unternehmen mit Abteilung spezifischen IT-Lösungen ab.

  • Access2Lex übernimmt die Daten aus Lexware und erweitert sie um neue Funktionen.

  • Access2Lex ist eine Individualsoftware mit Microsoft Office entwickelt. Die Übernahme und Aktualisierung vorhandenen Datenbestände aus Excel, Outlook ist vorgesehen.

  • Access2Lex bringt die Informationen abteilungsübergreifend und führt zu mehr Flexibilität und Kooperation.

  • Access2Lex passt sich Ihren Prozesse an, formalisiert und verbreitet das Know-How im Management Bereich.

  • Access2Lex bereitet Informationen übersichtlich mit Ampelsystem für eine einfache und zeitnahe Analyse und Planung der Vertriebsarbeit.

  • Access2Lex als Schnittstelle kann Daten für die Benutzung anderen Fremdsysteme liefern.

  • Access2Lex generiert Datenauswertungen, so wie Sie sie brauchen.

  • Access2Lex ermöglicht die Automatisierung von zeitintensiven Vorgängen und spart Ressourcen.

  • Der Support und die Schulung finden direkt mit dem Softwareentwickler statt. Die Dokumentation und das Handbuch sind anpassbar. Access2Lex ist anwenderfreundlich, intuitiv und erweiterbar.

Abteilungsspezifisches Arbeitsmittel und Controlling Instrument

Access2Lex ermöglicht die Schwäche und  Problemen in der Betriebsorganisation zu erkennen. Ein Ampelsystem signalisiert Ihre Mitarbeiter, daß etwas nicht stimmt. Zwar ist der Kunde vielleicht aktiv in Lexware aber die Anwendung zeigt nicht übersichtlich und direkt, ob die Kunden im Vergleich zu den letzten 3 Jahren oder in einer freidefinierbaren Periode weniger einkauft hat. Es gibt auch keine Hinweis, was der Aussendienst un Innendienst ausgemacht haben und wie weit die Reparatur im Werkstatt ist. Mit Access2Lex erhalten Sie den Überblick, denn es ein CRM und ein Controlling Software ist.

Das Management vom Geschäftsführer über Vertriebsleiter bis hin zur Buchhaltung haben ein Instrument und können mit den Kunden besser arbeiten. Die Vertriebsmeeting sind nicht Pi mal Daumen organisiert sondern effizient und auf Basis von Kennzahlen. Das Frühwarnsystem erlaubt frühzeitig mit entsprechenden Maßnahmen gegen Schwächen zu wirken und die Arbeit im Vertrieb optimal zu planen.

Wenn der Steuerberater oder anderen Zahlenexperten vorbeikommen, sind Sie bestens vorbeitet sein, um auf einer Augenhöhe argumentieren zu können. Sie verstehen die Sprache eines Controllers und belegen im Voraus über Berichte Ihre Entscheidungen statt zu warten, dass eine mögliche Erklärung aus der unflexiblen Daten der Finanzbuchhaltung oder aus den teuren Daten Der Kostenrechnung kommt.

Mit Access2Lex bleiben unabhängig und auf dem Stand. Klar müssen Sie die Controllingberichte lesen und interpretieren können. Aber zumindest haben Sie diese Berichte rechzeitig in der Hand und werden Sie nicht Fragen,  um welcher Periode es hier geht und was Sie vergleichen. Sie fragen auch nicht nach, woher kommen die Daten und warum nur Ertragsdaten und nicht technische Daten? Die mit Access2Lex erworbenen technischen Daten liefern jede Menge Informationen zu Arbeitszeiten, durschnittliche Dauer  eines bestimmten Vorgangs und zeigen also Motivationen und Performance Leistungen.

Auf Wunsch weitere Module

  • Lagerverwaltung: Verwaltung von Retouren mit Erfassung und Qualifizierung, Lagerkennzahlen

  • Inventurliste und Lagerkennzahlen

  • Mitarbeiterverwaltung und Leistungsbericht, Verwaltung Betriebsregeln, Schulungsplan, Videosschulungen (Einweisung Access2Lex, Fehlermeldung, Lexwareschulung, Produktschulung…)

  • IT-Controlling mit Netzwerkinfos, PC-Informationen, Datenbankverwaltung und Wartung, Adressverwaltung (Duplikate, Dubletten), Umsatzkontrollverfahren, Lizenzverwaltung …

  • Weranalyse: Tagesumsatz, Kunden- und Artikelumsatz mit Rohgewinn Ermittlung nach Länder, Vertrieb, Abnehmerkategorie, Marken und freidefinierbaren Gruppierungen …

  • Kundenaktionen: Dokumentmanagement, Bereitstellung von Mailinglisten, Kundenlisten nach Länder, Vertrieb, PLZ-Gebiete
    Berichte über Vertriebsaktivitäten nach Marketingsaktionen, Anzahl Mailing, Kataloge, Planung und Nachbearbeitung von Messe …

  • Musterverwaltung: nicht bezahlte Probewaren oder Ersatzgeräte während Ausfallzeit oder für Entwicklungszwecken sollten erfasst. Bei Inventur Kontroll wissen die Mitarbeiter im Vertrieb, wo, was, bei wem die Waren ist.

  • Kundendienstverwaltung: Reparaturfall mit technischer Fehleranalyse, einlesen von Produktbildern und Dokumentation von Schwächen mit Beschriftung-punkten, Qualifikation nach Reparaturart (Garantie, Kulanz, Fakturierung), Reparaturberichte und Kostenvoranschlag mit Auflistung benötigten Ersatzteile. Statistische Kennzahlen im Service und Auswertungen: Fehleranalyse pro Geräte, pro Warengruppen, pro Mitarbeiter, Statistik Ersatzteile, Kulanz, Garantie, Gutschrift oder Reparaturerträge aus berechneten Arbeitszeiten …